Успешность любой компании во многом зависит от качества исполнения своих обязанностей сотрудниками. В большой организации менеджерам трудно контролировать процессы и работу людей – в итоге, руководство сталкивается с недостаточной производительностью кадров. Умный бизнесмен постоянно пытается найти способы повысить эффективность своего предприятия. Одним из таких методов является оптимизация бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов компании

Бизнес-процесс (БП) – это совокупность действий, нацеленных на достижение результата. Каждый БП характеризуется задачей, правилами и последовательностью шагов по реализации. В системе заранее определены участники и поставлена цель.

Оптимизация бизнес-процессов компании – это пересмотр последовательности действий в попытке сократить сроки достижения результата, снизить расходов и повысить эффективность каждого элемента. Предприятия малого и среднего бизнеса характеризуются множеством процессов – их число может доходить до нескольких сотен. Контролировать их все одновременно трудно, потому для таких организацией оптимизация является необходимым шагом для достижения результата.

Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами

На определенных этапах развития оптимизация бизнес-процессов не является обязательной для предприятия. Однако есть некоторые сигналы, которые свидетельствуют о необходимости пересмотреть систему управления и работы:

Резкое увеличение числа сотрудников;
Расширение управленческой структуры;
Повышение количества структурных единиц;
Открытие географически отдаленных филиалов;
Отсутствие единой информационной сети.

Признаки, указывающие на неотложность решения о начале оптимизации БП:

III

Указанные признаки можно обнаружить у многих крупных и средних компаний. Игнорирование необходимости оптимизировать работу приводит к потери прибыли, сдерживанию роста и увольнениям сотрудников.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Есть разные подходы и методы по оптимизации бизнес-процессов в рамках компании. Каждая организация отличается уникальной структурой и факторами, отличающими ее от других на рынке. Также у предприятий не одинаковые цели, задачи, преимущества и слабости. Перед началом оптимизации всего нужно провести детальный анализ – уже на его основании подбирается стратегия действий. Методы оптимизации бизнес-процессов:

I. Инжиниринг

Это комплекс внедрений информационных технологий, позволяющих смоделировать действующую структуру организации, выстроить новые процессы и интегрировать их в текущее окружение. Инжиниринг позволяет включить в бизнес цели и потребности клиентов, их задачи, место и роль в самой компании.

II. Реинжиниринг

Метод подразумевает полный отказ от старых процессов, идей, технологий и подходов. Компании придется перейти с функционального принципа управления на процессный. Реинжиниринг подразумевает переосмысление самой базы организации и кардинальную перестройку рабочей системы. В таком формате внутри предприятия происходит некая революция, которая может привести к полному обновлению или созданию новых продуктов. В результате на рынок выходит совершенно другой бизнес в структуре, которая подвергалась изменениям.

III. Продолжающиеся совершенствование

Это долгосрочно ориентированный процесс постоянного развития. Оптимизация происходит благодаря механизмам исполнения задач – самим работникам, чьи идеи и слова не приносят текущего серьезного результата, но скапливаются и в конечном итоге меняют компанию. Организация благодаря постоянному совершенствованию улучшает качество продукта, сокращает расходы и длительность цикла бизнес-процессов.

Этот подход отличается от того же реинжиниринга, так как идеей выступает поддержка всех жизненных воплощений БП.

IV. Total Quality Management

Метод подразумевает разработку системы создания и улучшения товаров или услуг, ориентируясь на современные тенденции рынка. Идея всеобщего менеджмента качества сводится к тому, что в систему управления БП вовлекаются все сотрудники. В результате, работа должна стать более эффективной, а люди нести большую ответственность за свои действия.

Определение целей оптимизации

Казалось бы, цели оптимизации очевидны – повышение эффективности, сокращение расходов и развитие. Однако в реальности все сложнее. Для более понятной постановки целей можно использовать метод «5 почему». Например:

Зачем корректировать процесс согласования документов? Для уменьшения числа ошибок и времени на обработку.
Зачем сокращать время на согласование? Для уменьшения офисного штата, не занятого в производстве.
Зачем изменять число офисных работников? Это экономит расходы.
Зачем компании экономить? Это снижает себестоимость продукта.
Зачем снижать себестоимость продукта? Чтобы снизить реализационную цену без потерь в рентабельности проекта.

В итоге, метод позволил прийти к более масштабной цели, чем оптимизация локальных процессов по согласованию документов. Правильная постановка задачи поможет сосредоточиться на истинных проблемах, не тратя силы и ресурсы на мелкие и сложные механизмы.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Подготавливая компанию к оптимизации бизнес-процессов, нужно:

Назначить руководителя проекта – от него зависит львиная доля успеха

Выбранный человек должен обладать опытом, статусом и ресурсами. Обычно это гендиректор или заместитель.

Определить состав рабочей группы

Лучше, если над проектом работают не только сотрудники компании, но и внешние специалисты. Внутренний штат может быть занят изучением и совершенствованием имеющихся БП, а консультанты – подготовкой подходящих методов и обучением технологиями.

К выбору «подрядчика» нужно отнестись осторожно: учесть опыт и отзывы других клиентов. Кроме аудита и участия в оптимизации, консалтинговая фирма может помочь повысить профессионализм работников – это поможет сэкономить на будущих подобных задачах, так как не придется обращаться к сторонним специалистам.

Например, вы можете обратиться к услугам компании Pandata. Мы окажем всяческое содействие в оптимизации вашего бизнеса и поможем наладить внутренние процессы компании.

Для реализации задумки обычно используются инструменты:

Исключение – избавляются от препятствий, лишних трат, логистических ошибок, если подобное возможно;
Изменение – в систему добавляют новые рабочие алгоритмы и технологии;
Упрощение – снижается сложность оформления заказов и реализации работ;
Ускорение – автоматизация механических действия и внедрение технологических решений;
Стандартизация – обучение и интегрирование подходящих мировых стандартов менеджмента;
Налаживание взаимодействия – обеспечение связи между структурами и использование единой информационной системы;
Добавление – внедрение в новые бизнес-процессы важных узлов и механизмов.

Указанные инструменты могут не только оптимизировать БП, но и распределить сферы ответственности между отделениями.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Вначале нужно определить, что привело к неэффективности организации. Если проигнорировать этот шаг, то реализовать полноценную оптимизацию не получится – сотрудникам придется не менять подход к работе, вычленяя лишнее и оставляя нужное, а просто привыкать к новой системе, хоть и более эффективной. Это своего рода революция и перестройка, но не оптимизация.

Важно детально изучить существующие бизнес-процессы и разделить их по классам. В любой компании есть ключевые и вспомогательные действия. Для этого можно использовать классические группы процессов:

Базовые – нацелены на удовлетворение потребителя и извлечение прибыли.
Вспомогательные – обеспечивают стабильность работы, но напрямую не затрагивают клиентов.
Управленческие – участвуют в эффективном менеджменте, налаживают цели и задачи, позволяют контролировать исполнение решений.

После изучения и структуризации бизнес-процессов нужно приступить к анализу и самой оптимизации. В простом варианте процедура состоит из этапов:

Определение ключевых показателей эффективности.
Поиск избыточных/лишних элементов.
Разработка идеального бизнес-процесса.
Внедрение нового алгоритма.
Анализ и закрепление эффекта.

Размах и скорость оптимизации связаны с рядом факторов: готовность работников, ресурсы организации, грамотность руководства и др. Главное – не допускать фатальных ошибок, которые могут перечеркнуть старания.

Ценные советы по оптимизации бизнес-процессов в организации

Основной совет по оптимизации БП – не допускать грубых ошибок. Для максимальной эффективности рекомендуется:

Избегать импульсивных решений.
Не работать с некомпетентными консультантами.
Правильно выбирать инструмент для реализации плана.
Работать только после полного исследования компании.
Избегать желания руководства не управлять, а участвовать в процессе (настаивают на своем видении без аргументов – их задача подключиться к делу уже в момент его начала, а не подготовки).
Правильно проработать цель и ее описание – донести информацию до сотрудников.
Корректно распределять ресурсы рабочей группы.

Если соблюдать базовые принципы и избегать фатальных ошибок, то оптимизация бизнес-процессов обязательно принесет результат.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

На примерах проще понять, насколько эффективна оптимизация бизнес-процессов в компании. Расскажем об одной японской компании, которая решила сделать параллельными действия по контролю качества и доставке продукта: теперь проверка товара происходит в момент доставки до клиента.

Другой пример — на заводе в Белорусе решили, что каждый офисный сотрудник и работник производства на проходной вместо пропуска, который он отдает, будет получать список личных задач на день (параллельно система фиксирует время начала трудового дня и производит инструктаж по целям).

Перед началом оптимизации бизнес-процессов нужно понимать, насколько это важно. В рамках одного исследования было определено, что на реальное выполнение задачи у предприятий уходит около 20-40% времени, остальное – это простой. Выявление и устранение мелких внутренних задержек поможет достичь 100% эффективности и прибыльности.

Для помощи в оптимизации бизнес-процессов, аудита и консультирования вы можете обратиться в компанию Pandata. Наша организация переняла 20-летний опыт из IT Scan и является профессионалом в сфере цифровизации, автоматизации и улучшении эффективности в разных сферах: энергетики, образовании, банковском деле и других. Свяжитесь с нашим менеджером – он ответит на все интересующие вопросы и расскажет подробнее о предлагаемых нами услугах.